Поки більшість обговорює зв’язки, креативи і “куди зараз ллється”, сильні команди вже давно грають на іншому рівні.
Сьогодні арбітраж — це не тільки про закупівлю трафіку. Це про:
- операційні процеси
- швидкість прийняття рішень
- автоматизацію
- і контроль грошей у реальному часі
Саме операційка стає тим самим невидимим шаром, який або масштабує команду, або вбиває її на дистанції.
Ми поговорили з Джаном із Fellows Team — команди на ~120 осіб, яка системно вибудовує процеси, знижує витрати і активно впроваджує ШІ в операційку.
Структура команди і її еволюція
— Скільки людей зараз у Fellows team і наскільки сильно змінилася структура команди за останні 2-3 роки саме з точки зору операційних ролей?
На сьогоднішній день у Fellows налічується близько 120 співробітників
За 2 роки дуже багато відділів еволюціонували і стали як окремий бізнес-юніт, які намагаються діяти виключно в інтересах свого відділу і команди. На місця C-level/операційних менеджерів стали люди, яких ми особисто вирощували, і які дуже сильно занурені у внутрішні процеси конкретно їх відділу.
Операційні витрати та їх оптимізація
— Який зараз відсоток від загального бюджету команди йде саме на операційну частину (зарплати сапорту, інструменти, софт, процеси, compliance, не враховуючи прямий трафік і креативи)?
Якщо ми говоримо про загальний бюджет (тобто це бюджет на інфраструктуру і операційку + бюджет на рекламу), то на даний момент йде менше 10% від усього бюджету. І ми намагаємося весь час здешевлювати операційку за допомогою ШІ-агентів.
— На скільки доларів або відсотків на рік вам вдалося знизити операційні витрати за рахунок вибудованих процесів за останні 12-24 місяці?
Якраз за останні 2 роки ми щороку почали витрачати в середньому на 5 відсотків менше на інфраструктуру. Саме коли почався бум ШІ на всьому ринку. У відділі SEO ми за рік змогли знизити витрати на 30 відсотків, заощадивши 50k, просто за допомогою самописних рішень і автоматизованих скриптів.
Автоматизація і ключові процеси
— Назви автоматизований процес, який приніс найбільше грошей за рахунок операційної оптимізації?
Процес автоматизації фінвідділу: коли ти оперативно бачиш цифри в лайві, ти завжди знаєш, де краще почати оптимізувати витрати. Процес автоматизації фінвідділу полягає в тому, щоб максимально прибрати ручну роботу.
— Які процеси ви вже повністю або майже повністю автоматизували (Make, Zapier, n8n, скрипти, боти)? По кожному — скільки годин / доларів економите на місяць?
Повністю автоматизовані: видача крео, капи, створення UGC-контенту, вайти, фарм, фінвідділ, рекрутинг-відділ. У кожному з відділів є свої скрипти і боти, які прискорюють роботу. Економія вимірюється меншою кількістю співробітників, тому це десятки тисяч доларів економії на співробітниках.
Контроль, алерти і аудит
— Чи є у вас автоматичні / напівавтоматичні алерти і регламенти, які дозволяють медіабаєру не сидіти 24/7 і все одно не втрачати акаунти?
Є алерти, які допомагають баїнгу не переливати капи, що часто є дуже поширеною помилкою.
Також є алерти, які допомагають не стежити постійно за працездатністю лінків/доменів. Одразу, коли прохідність трафіку близька до 0, умовно нульова конверсія, алерт повідомляє баєра і техвідділ про те, що є проблема.
— Як часто і за якою процедурою ви проводите аудит «мертвих» витрат на проксі, антидетект, акаунти, боти і т.д.?
Аудит доменів проводиться щомісяця, проксі також. Боти і акаунти рідше — раз на пів року. У кожному відділі є свій хед, який цим займається.
Фарм, прогрів і антибан
— Як зараз влаштований процес управління фармом, прогрівом, прогоном і ротацією акаунтів, щоб мінімізувати бани і втрати бюджету?
Фарм у нас ручний і тільки в Google-відділі. Конкретно в цьому аспекті прогріви і процес фарму відбуваються так само вручну і реальною людиною, оскільки ШІ-агент створює очевидний патерн дій, який Google дуже швидко виявляє. Але все ж тут ми також не обійшлися без автоматизації процесу прийому 3DS-платежів для прогріву, автологінів і прийому SMS для реєстрації.
Креативний процес
— Чи є у вас автоматична або напівавтоматична перевірка креативів перед заливом (AI, скрипти, чек-листи в трекері / Notion / Make)?
Перевірка креативу все ж завжди пізнається тільки на практиці. Є автоматичний трекер, який допомагає баїнгу і дизайн-відділу оперативно комунікувати без месенджерів, що значно економить час кожного.
Онбординг і база знань
— Як зараз виглядає онбординг нового медіабаєра, креативника, асистента, фармера?
Онбординг ми проводимо максимально швидко, але конструктивно. У нових співробітників є база знань і оперативність у відповідях від лідів, тому адаптаційний період у нас не займає більше місяця. Навчання також відбувається поступово і нативно.
— Чи є у вас актуальна база знань, playbooks, відео, шаблони, які реально використовуються? Як ви стежите, щоб вона не застарівала?
Є welcome book, який допомагає на старті познайомити баєра з членами команди, щоб у нього було розуміння, до кого звертатися з конкретних питань.
Є також база знань, яка залежить від позиції людини, що приходить у команду. В основному це Notion (головне — донести важливість вивчення цього документа для економії часу інших співробітників, до яких буде звертатися новий співробітник).
Але головний аспект — це онборд із хедом відділу, на якому під час особистої бесіди розповідається найважливіша інформація і флоу. Часто робиться запис, до якого може звернутися нова людина, якщо раптом щось забуде.
Раз на пів року відбувається перевірка актуальності бази знань, після чого зазвичай редагуємо або видаляємо зайве.
Підрядники і аутсорс
— Які процеси/ролі ви повністю або частково вивели на аутсорс/віртуальних асистентів/фрилансерів (фарм, крео, аналітика, сапорт і т.д.)?
Аутсорс — це частково розробка застосунків (це дозволяє зменшити ризики отримання банів за неунікальність коду). Усі інші аспекти — виключно інхаус, оскільки ми завжди впевнені, що робота буде виконана якісно.
— Як влаштована система приймання задач і оплати підрядникам, щоб не переплачувати і не втрачати гроші через помилки/недоробки?
Чітко побудований флоу від А до Я в роботі менеджера із зовнішніми підрядниками. Важливо, щоб у менеджера на момент постановки задачі були опрацьовані стандартні заперечення з метою економії часу, і щоб була чітко налагоджена комунікація з іншими відділами, які відповідають за перевірку якості виконаної роботи. Коли є кілька етапів перевірки, це допомагає уникнути помилок, але важливо зберігати оперативність, щоб не втрачати час.
Найскладніші впровадження
— Який процес найдовше і найболючіше впроваджувався в команді і чому? Скільки він у підсумку приніс економії?
Найдовше і найболючіше вибудовувався процес комунікації між фінвідділом і баїнгом. Проблема була в недостатній автоматизації і надмірно великій кількості ручної роботи фінвідділу. «Не витратив більше — значить заощадив». Тому можна вважати економію в десятки тисяч доларів щомісяця.
Помилки ринку
— Які 3 найдорожчі операційні помилки ви найчастіше бачите у середніх і великих арбітражних команд у 2026 році?
1 – ставити на роль C-level без досвіду або з недостатнім досвідом.
2 – неоперативна робота фінвідділу.
3 – неправильний розподіл ресурсів інфраструктури на баїнг.
Майбутнє операційки
— Які процеси/системи, на вашу думку, через 12-18 місяців стануть must-have в операційці арбітражних команд, а зараз їх майже ніхто не робить на хорошому рівні?
Must-have — правильне впровадження ШІ-агентів у процеси операційки. Якщо цього не буде, твоя команда завжди буде на кілька кроків позаду конкурентів, які будуть робити все швидше.
Висновок
Якщо чесно, після цієї розмови трохи інакше починаєш дивитися на весь арбітраж.
Усі звикли обговорювати креативи, зв’язки і куди краще лити. Але по факту це вже не головне. На дистанції виграє той, хто вміє системно працювати з цифрами, процесами і людьми.
У Fellows це добре видно: вони не намагаються зробити “ідеально”, вони просто постійно щось допилюють — автоматизують, спрощують, прискорюють. Де можна прибрати ручну роботу — прибирають. Де можна заощадити — рахують і скорочують.
І в якийсь момент це починає давати ефект. Не різкий, а накопичувальний — коли команда просто стає швидшою і стабільнішою за інших.
Мабуть, головний висновок тут простий: якщо операційка кульгає, жодні сильні заливи це не перекриють. А якщо вона вибудувана — навіть неідеальні рішення можуть приносити гроші на дистанції.
- Більше цікавих інтерв’ю ви знайдете в нашому розділі «Інтерв’ю» — ТУТ
